El recibo de la nómina
El artículo 29 del Estatuto de los
Trabajadores, relativo a la liquidación y el pago de salarios,
indica que la documentación del salario se realizará mediante la
entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del
mismo.
Dicho recibo se ha de ajustar al modelo
oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio
colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes
de los trabajadores, se establezca otro modelo siempre que contenga, con la
debida claridad y separación, los diferentes conceptos retributivos, así como
las deducciones que legalmente procedan.
El modelo oficial de recibo de
salarios se establece en la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se
aprueba el modelo de recibo individual de salarios, actualizado el 12 de
noviembre de 2014 para que se incluyera en la nómina los costes empresariales
del trabajador. El modelo actual está establecido en
la Órden ESS/2098/2014.
No obstante, también serán válidos los
recibos de salarios que, sin eliminar ninguno de los conceptos incluidos en el
modelo oficial ni alterar su denominación, contengan modificaciones de carácter
puramente formal o incluyan elementos adicionales de información al trabajador
sobre la retribución percibida.
La legislación laboral, en el citado
artículo 29, establece la obligación de realizar el pago de manera
puntual y documental. Por lo tanto, no existe alguna duda sobre la
obligación empresarial de entregar una nómina.
En cuanto a la exigencia del papel, el tribunal supremo, en una sentencia
del año 2011 entiende que las referencias de la
legislación laboral obliga a entregar la nómina por escrito, salvo que el
convenio indique otra cosa, para ello argumenta que “el instrumento
documental previsto en la legislación, que es sin duda, el recibo en soporte
papel. Al recibo en soporte papel se refiere el artículo 29.1 párrafo 3º ET
cuando habla de “recibo individual”, e incluso con más claridad a tal documento
en papel se refiere también la Orden Ministerial cuando precisa que lo que se
entrega al trabajador es el “duplicado” del recibo”.
Por lo tanto, la regla general
es que la nómina debe entregarse en papel y en duplicado, una copia para la
empresa y otra para el trabajador.
No obstante, existe una sentencia
bastante reciente de la Audiencia Nacional (Sala de lo
Social, Sección 1ª) de 28 de abril de 2015, en la cual se
permite enviar la nómina al trabajador mediante correo electrónico o a través
de intranet, siempre que el trabajador tenga acceso a ella en el centro de
trabajo y en tiempo de trabajo y, por tanto, no suponga ninguna carga
para él, como por ejemplo, puede suponer la obligación de tener que contratar
el servicio de Internet en casa para poder visualizar los recibos de las
nóminas.
A modo resumen, si el convenio lo
permite o si lo pactan con los representantes de los trabajadores, la
empresa puede entregar la nómina en un soporte que no sea físico siempre que el
trabajador tenga acceso al mismo por un medio facilitado por la empresa que no
le suponga carga alguna. En defecto de acuerdo o pacto, aunque la
empresa puede entregarlo en otro soporte, el trabajador puede exigir que la
nómina sea entregada en papel.
El incumplimiento de entregar la nómina
en alguno de los soportes válidos anteriormente comentados es una
infracción leve, con una multa que oscila entre los 60 € y los 625 €.
Ante este incumplimiento empresarial, el
trabajador puede interponer una denuncia ante la inspección de trabajo, o
solicitar judicialmente a la empresa que le aporten las nóminas.
El salario se puede abonar en efectivo o
mediante cheque u talón bancario. Corresponde al empresario la opción
entre el pago en metálico y el pago mediante talón o transferencia bancaria.
Lo que si que no puede obligar el
empresario es a abrir una cuenta corriente en una determinada entidad
financiera para poder cobrar el sueldo.
La firma de la nómina es una forma que
tiene el empresario de acreditar que abona el salario al trabajador, en
consecuencia, sólo ha de firmarse si se ha recibido la cantidad
indicada en la misma. En cualquier caso, si la nómina es abonada mediante
transferencia bancaria, dicha transferencia también será una prueba válida a
pesar de que no exista la firma del trabajador.
Por otro lado, firmarla no
significa estar conforme, y si se le adeudan cantidades al trabajador, ya
sea por que le corresponde un mayor salario por convenio o por la realización
de horas extraordinarias no reflejadas en la nómina, la firma de la misma no
significa aceptación o renuncia a una posible reclamación posterior.
Para que no exista ninguna duda sobre
este extremo, el artículo 2 de la Orden Ministerial de diciembre de 1994
relativa al modelo de recibo individual de salarios indica que “La
firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas
cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas.”
Teniendo en cuenta el plazo de un año
para reclamar el salario que tiene el trabajador, y los cuatro años que tiene
la Seguridad Social para reclamar cotizaciones sociales, es obligatorio
que las nóminas sean conservadas por la empresa por un periodo mínimo de cinco
años, tal y como exige el artículo 3 de la Orden Ministerial.
